技術小訣竅 - 個人興趣

我們許多人在童年時，都有不怎麼愉快的類似回憶：父母在節慶或生日時，總要我們坐下寫張致謝函，向送禮物給我們的人道謝。但是，長大成人之後，有人用紙筆致函表達謝意，我們總會珍惜不已。
一提到現今市場上的溝通情況，許多人都經歷了無筆的日子：我們徹底使用PDA、筆記型電腦、手機、高解析度顯示器。為了保有競爭優勢，我們汲汲營營地取得任何能節省時間、互通有無、能讓客戶及同事留下最佳印象的設備。然而，今日的許多辦公室裡，缺少了至今發明的所有溝通方式中，最有效率的方式之一：優質紙張、一疊相稱的信封、以及一捆第一類郵件用的郵票。

這些日子以來，您所寄的無論是簡單的手寫備忘錄、還是表達謝意的打字信函，只要是透過郵遞方式抵達的任何信件，都顯得特別突出，隨即能引發好感。隨著電子郵件如指數般增長，它也開始失去傳達個人感觸的效果。人們在其他工作之間閱讀電子郵件，讀完後通常刪掉。在這個逐漸傾向快速且客觀性溝通的世界裡，以寄信取代電話、電子郵件或傳真，成為能徹底觸動人心的方式。寫信讓您在專業環境下，創造出對人的衝擊。

什麼時候寫信比較合適？
不妨回想一下，您最後一次翻閱一堆日常辦公或業務信件時，在如山的雜誌、廣告和發票裡，發現一封體貼的個人便箋或信件的情形。收件人在您內心顯得特別突出，不是嗎？採用寄信取代電話或電子郵件，能建立寄信人兼具禮貌與專業的印象，協助您突顯於其他人之上。

興奮地準備跳上前往桑吉巴的下一班飛機，好完成簽約事宜的人，收到簡函的第一個想法，通常是驚慌失措，尤其是要求引發較多情感的信函。以下這些秘訣將協助您放鬆，集中注意力。

迅速：如果您的信件與特定事件有關，像是面談或會議，在該事件結束後盡快寄出，預期將發揮最大的影響力，理想上是在24小時內寄出。

具體：為了表現您的體貼，請在信件一開始，具體提到收件人說過或做過的某件事。

簡潔：事先決定您打算提到的內容，圍繞此重點敘述。請記住，寄信的動作比內容更重要。

高級：別吝嗇於這裡使用的紙張品質。如果您寄的是手寫便箋，請使用鋼筆與中性色彩的厚信紙。至於電腦製作的信函，請投資您能找到的最佳紙張，100%棉紙絕對是不錯的選擇，再確認印表機具有色彩鮮豔的碳粉匣，確保列印成品外觀的清爽。請考慮使用有趣的郵票，而不是將信函直接送到辦公室的郵資秤重機。

無論信函的格式與長度為何，如果您處於較正式的溝通，請同時留意拼字、文法與標點符號。倘若對自己的寫信技巧不具信心，請拜託值得信任的友人或同事操刀。

想得知更多有關工作面談的後續信件資料，包括信件範本等等，請瀏覽下列的線上資料：

• Monster.com的就業中心提供的致謝函範本
• Quintessential Careers關於致謝函的常用問題集
• JobStreet.com提供的「如何寫致謝函」要點

至於一般業務的溝通信件，請試試下面的資料：

• 網際網路公立圖書館
• 普渡大學（Purdue University）線上寫作研究室