技術小訣竅 - 一般業務

新聞稿用：這些字應列於左手邊，在您的公司信紙箋頭正下方。每個字應該大寫。具體列出聯絡資料，包括聯絡人姓名、職稱與電話號碼。如果不是在公司信紙撰寫新聞稿，請納入公司地址、電子信箱與網址。

標題：利用行為動詞寫下簡潔扼要的標題，例如「Bunco公司發現了新基因組」。

發出地點與日期：這是刊載發行您的新聞稿的城市名稱、以及您郵寄新聞稿的日期，一般位於內文第一行上方；以上面為例：「2002年1月14日俄勒岡州波蘭特市：Bunco公司發現了新基因組」。

內文：回答了關於人、內容、時間、地點、手段與理由等問題。如果新聞稿旨在宣傳一項活動，別忘了寫上時間。此外，請納入「與誰有關」的答案，強調將從您公佈的事項中受益的人，並提醒他們將從中獲得什麼。

制式句子：每篇新聞稿的最後一段，都會納入您的公司名稱、敘述與宗旨。您可以重複一次聯絡資料與網址。這告訴了讀者，他們已經看到新聞稿的最後部分。

不認識您的編輯，通常會瀏覽您的新聞稿約30秒的時間。如果她未能看出自我推銷背後的含意，您辛勤做出的成果，將被直接扔入資源回收桶。寫稿時請避免使用絕對性質的讚語，比方說，別寫「這是舉世無雙的神奇產品」，請寫出這件產品之所以舉世無雙的理由；以具體措辭描述產品將如何影響報紙讀者。

按照記者使用的「反向金字塔」模型，意指將最重要的資訊放在最上面，接著再進入細節部分。標題與內文第一段，必須納入所有重點內容；接下來的段落可詳述並納入主管與專家的證詞。您的新聞稿最多應有兩頁長度。關於文法部分與用法，請參照《出版品相關樣式與毀謗手法手冊，2001年版》一書，大多數書店都可找到。

好消息是：您現在有能力寫出卓越的新聞稿了。壞消息則是：寫出新聞稿只是獲得成功的重要條件。想在公關遊戲中致勝的關鍵是：讓讀到新聞稿的人，針對您的新聞稿採取行動，像是寫篇頭版的專題報導。您如何讓此發生？

首先是找對人。如果您從事餐飲業，請確認您寄發資料的收件人，是負責飲食部門的編輯，而不是運動部門（忙碌的新聞編輯室內，沒有人會幫你轉寄；他們會直接扔掉）。此外，再確認該名編輯是現任編輯（編輯絕不會代轉傳真，他們一向如此），倘若編輯偏好電子郵件，請勿利用傳真方式；同時確認您不是在編輯截稿日隔天才寄出新聞稿。

接著是建立關係。這正是公關公司受聘的一大因素：不是偏重在他們的寫作技巧，而是他們的個人關係。您與媒體交朋友的方式，與您跟同業交好如出一轍：帶著重要人士外出午餐或喝咖啡，常打電話「與他們攀談」。媒體無時無刻不在尋找新消息、先進的創新發明、能引起大轟動的人物等等；您的目標就是讓媒體想為您的公司寫篇報導。訣竅在於傳達出您既重要又可靠的印象，沒有過火且激怒他們。

不同種類的目標出版品：

• 社區報紙
• 地方日報
• 商業雜誌與報紙（地區性與全國性）
• 業界雜誌與簡訊（通常為全國性）
• 電台訪問（通常為地區性）
• 電視晨間節目（通常為地區性）

大部分的都會區還有「選擇性週刊」；但是，這類週刊尋找的往往是醜聞或道聽途說，您或許最好避開這類雜誌。
為公司尋求新聞曝光度的另類有趣方法之一，即是讓您以業界專家的身份，置身於新聞之中。對一名想寫篇當地DSL業者爭議報導的編輯而言，如果她已經認識電信業的專家（也就是您！），整件工作將變得多輕而易舉！您就像Rolodex的名片一般，隨即浮現在他們的腦海中。這可能讓您更常出現在新聞中，而不是曇花一現的專題報導。

如果您的公司正準備召開會議、或擔任公益基金募款者，您還得確認一下地方上的活動日期列表。這類活動的新聞稿應該非常簡潔扼要，而且嚴守一般而言不可能改變的截止時間（如果您晚交了，那就是遲了，不可能被列上）。倘若是高科技活動，您或許可以試著佔據地方性/地區性報紙的整個社會版面。
儘管得花費一點心力，但是您可以讓自己置身於媒體版面。請簡潔扼要、具創造力、審慎且一致，您的公司就能成為新聞，並且從中獲利！