게다가 정기분의 경우 5만통으로 적지 않은 양이지만 고지서를 자주 발송하는 부서가 아니라는 이유로 자체 프린터나 봉함기를 지원받지 못해 세무과의 대형 연속식 프린터를 이용해야 했습니다.
백종철 행정주사보는“세무과 자체적으로 발송해야 하는 고지서가 많기 때문에 업무 시간 이후에나 세무과의 프린터를 이용할 수 있었다. 분당 26페이지 정도를 출력할 수 있는 프린터로 5만통을 출력하고, 이후 종이의 여백을 자르고 창 봉투에 넣는 작업까지 일일이 수작업을 감내해야 했다” 고 설명합니다.
이에 따라 백종철 주사보는 올 초 분당 50장을 출력할 수 있는 한국HP의 LJ9000 레이저 프린터와 웰텍시스템의 봉함기인 포스트메이트 III (PostMate III)를 도입했습니다.
도입 후 5만통의 3월 정기 환경개선 부담금 고지서 발송 업무를 진행해본 환경지원부는 발송 업무가 2주에서 3일로 단축됐으며, 우편 비용도 300만원 가량 절감됐다고 밝혔습니다. 이처럼 시간이나 비용이 절감된 이유는 연속식 프린터 대신 레이저프린터로 시스템을 교환하고, 창 봉투 대신 접착식 낱장DM으로 업무 환경을 바꿨기 때문입니다.
연속식 프린터의 경우 종이를 양 옆의 셔틀에 끼워 출력하기 때문에 출력 후 일일이 양옆의 여분 종이를 잘라내야 합니다. 따라서 환경지원과도 예전에는 출력물의 양옆 여분 종이를 자르고 3단으로 접어 창 봉투에 넣는 과정을 수작업으로 진행해 왔던 것입니다.
백종철 주사보는“일단 50ppm으로 분당 출력 속도가 2배 가량 빨라졌고 연속식 프린터 사용에 수반되던 출력 후 수작업 과정이 없어졌다는 점에서 만족스럽다"며 “봉함기와 레이저프린터를 포함해 약 1000만원의 도입 비용이 지출됐지만 봉투를 사용하지 않아 장당 30원의 우편요금과 25원의 봉투값이 절감된다. 1년 후에는 초기 도입 비용을 상쇄할 수 있을 것”이라고 말합니다.
이 레이저프린터와 봉함기는 다음달부터 대덕구청 교통과에서도 활용될 예정입니다. 주정차 위반 과태료, 책임 보험금, 교통유발 부담금 등의 고지서를 매달 6000통 정도 발송하는 교통과는 환경보호과와 달리 수시로 고지서를 출력, 발송해야 합니다. 이에 교통과는 4000만원 규모의 연속 용지 프린터와 연속 용지용 봉함기를 이용해 오다 봉함기 교체 시기에 맞춰 봉함기를 연속식 대신 낱장식으로 교체했습니다.
교통과의 이재범 씨는“낱장식 봉함기로 교체한 후 데스크젯 프린터로 일단 고지서를 출력하고 있는데 고지서에 묻어 있는 접착용 풀 때문에 에러가 자주 발생했다. 또 분당 10장 정도로 출력 속도가 느려 HP LJ9000 프린터 도입을 결정하게 됐다”고 밝혔습니다.
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